Rotina

Quatro atitudes para gerir o seu tempo em 2017

Agenda lotada, reunião desnecessária, lista de tarefas atrasadas. Para muitos profissionais essa é a realidade da rotina de trabalho e a crise econômica, segundo o consultor empresarial, Roberto Vilela, agravou essa situação. Ele explica que com a demissão e colegas de trabalho, muitos funcionários precisaram absorver mais tarefas a necessidade de uma melhor gestão do tempo é imprescindível. “É preciso analisar profundamente o dia a dia para encontrar um ponto de equilíbrio e não viver sempre correndo atrás das tarefas com prazo estourado”, diz.
O consultor, que lidera a Mega Empresarial, lista algumas ações que os profissionais devem adotar se quiserem tornar 2017 um ano de mais resultado e menos sobrecarga:
1. Lista de tarefas
“Anote e tenha sempre em mãos tudo o que precisa fazer. Existe uma série de aplicativos armazenados na nuvem que permite que você acesse seus compromissos do smartphone, em qualquer lugar. Assim é possível acompanhar toda a check list do dia ou da semana”, aponta Roberto. Ele também aconselha que os profissionais coloquem em prática primeiro as ações mais urgentes, e, em seguida, as que demandam mais tempo ou parecem mais difíceis. “Assim você evita de fazer algo em cima da hora e entregar um resultado abaixo do esperado”, diz.
2. Evite reuniões desnecessárias
Passar horas discutindo tarefas e não coloca-las em prática acaba com a produtividade de qualquer equipe. “Só agende reuniões se elas forem realmente necessárias. Novamente, use a tecnologia a seu favor e resolva o máximo de assuntos via aplicativos de mensagem instantânea”, orienta o consultor.
3. Saiba delegar
Os gestores precisam deixar a equipe trabalhar ao invés de absorver funções que não precisam ser executadas por eles. “Seja por falta de confiança, imaturidade de gestão ou a necessidade de ter total controle das ações. Não saber delegar prejudica tanto os profissionais quanto a empresa. As tarefas atrasam, há mão de obra ociosa e com certeza no final o cliente será prejudicado”, explica Roberto.
4. Diga não, se necessário
Está sem tempo para absorver novas funções? Para o consultor da Mega, é melhor que o profissional não aceite mais tarefas do que não conseguir cumpri-las. “No caso dos gestores ou empreendedores, é importante que ele saiba (eles saibam) gerenciar, ou seja: delegar e cobrar ao invés de simplesmente assumir vários papeis. A partir do momento que se recusam a assumir funções que não tem domínio, eles permitem que um outro profissional qualificado auxilie a empresa e juntos ambos podem chegar ao resultado esperado”, conclui.
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6 hábitos que podem melhorar sua produtividade.

Na busca para aumentar a produtividade no dia a dia, métodos e dicas são sempre bem vindos. Mas existe um quesito em especial que merece atenção: os hábitos. Um estudo da Universidade de Duke mostrou que 40% das decisões que tomamos todos os dias são baseadas neles. E bons hábitos podem salvar vários minutos do seu dia, aumentando sua produtividade.
Dicas de hábitos simples que podem ser introduzidos na rotina e ajudar a aumentar a produtividade. Confira:
1. Planeje seu dia na noite anterior
Checar a lista de coisas a fazer pela manhã gasta mais tempo que o necessário, afirma a organizadora profissional Julie Morgenstern, autora do livro Never Check Email in the Morning (Nunca Confira Email pela Manhã, em tradução livre). Tire cinco minutos ao final de cada dia de trabalho para checar seu calendário. Decida antes como preencher o tempo livre ou lidar com sobrecarga. “Você vai ganhar duas ou três horas por dia de produtividade focada em vez de perder uma meia hora analisando o que fazer”, afirma.
2. Faça logout das redes sociais
Se as redes sociais são uma tentação grande demais para você, crie o hábito de sair de todas antes de começar um projeto importante. Essa é a dica de Emily Schwartz, autora do livro The Time Diet (A Dieta do Tempo, em tradução livre). “O passo extra de ter que digitar sua senha lhe dará tempo o bastante para perceber que você está se distraindo”, ela afirma. “Trabalho distraído leva mais tempo que trabalho focado”, complementa.
3. Prepare-se para reuniões
Reuniões podem resultar em perda de tempo, estabelecer uma rotina pré-reunião pode aumentar sua eficiência. Ao convocar uma reunião, avise aos outros participantes o que eles devem esperar dela. Se você for chamado para uma, pergunte ao organizador qual a melhor forma de se preparar. “Envolver as pessoas de forma proativa antes de reuniões pode evitar a perda de uma hora colocando todo mundo a par de todos os assuntos”, afirma.
4. Acompanhe o progresso
Depois de dar uma tarefa a alguém, crie o hábito de mandar uma confirmação por escrito, para explicar exatamente o que espera dela, afirma Schwartz. “Esse minuto de acompanhamento pode salvar horas de aborrecimento depois, se, por exemplo, houver um mal-entendido em relação a um deadline”, ela explica.
5. Organize sua mesa
Quando você arruma tudo no final do dia, é mais fácil começar o trabalho na manhã seguinte, afirma a organizadora profissional Janine Adams, da Peace of Mind Organizing. “Se você tem muitos papéis sobre a mesa, vai perder tempo procurando o que precisa”, ela afirma. Limpe a mesa todos os dias, enquanto a bagunça ainda é pequena. Se você deixar acumular, pode levar uma tarde inteira, diz Adams.
6. Estabeleça uma rotina para recarga
Celulares descarregados podem ser inconvenientes, fazendo com que você perca tempo procurando por uma tomada. Em vez de perder tempo se preocupando com a carga que ainda resta em sua beteria, Adams sugere que você crie o hábito de recarregar seus eletrônicos todos os dias antes de dormir. Assim, a carga estará completa no dia seguinte e você sairá de casa sem se preocupar com a bateria.
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