Processos

Como manter a conformidade e reduzir riscos futuros

Embora a linguagem dos negócios esteja cada vez mais padronizada, uma coisa permanece culturalmente complexa: as leis trabalhistas. Com a implementação obrigatória do eSocial a partir de janeiro de 2018, as exigências se tornarão ainda maiores. De acordo com uma pesquisa recente da ADP, 80% das organizações acreditam cumprir os regulamentos nacionais, apesar de um terço dos mesmos entrevistados ter sido punido por ilegalidades no ano anterior.
A gestão de RH, folhas de pagamento e benefícios geram uma grande variedade de questões, desde a gestão de conformidade, riscos e até custos. As mudanças nas exigências regulamentares de declaração de impostos e as políticas e procedimentos afetam não só o setor, mas também os gerentes de linha e funcionários. Uma recente pesquisa da Ernst & Young sobre folhas de pagamento, constatou que os principais problemas enfrentados pelas organizações estão relacionados à legislação (23%) e à consistência dos processos de folhas de pagamento (18%) na organização como um todo.
Este levantamento também descobriu que os erros mais frequentes nas folhas de pagamento incluem retenção incorreta de impostos e operações existentes que são incapazes de manter a conformidade com as exigências legais ou regulamentares. O excesso de confiança em equipes internas ou em processos antigos preestabelecidos pode fazer com que as organizações acreditem estar agindo dentro da legalidade, quando, na verdade, estão expostas a problemas possivelmente prejudiciais.
De acordo com a análise interna de dados da ADP, um terço das empresas disse ter sido multada ou penalizada nos últimos 12 meses, com uma média de 6,4 multas ou penalidades devido a não conformidades – de um modo geral, as penalidades constituíram 25% do valor do imposto total, sendo que algumas chegaram a 90%.
O crescente volume e a complexidade das mudanças regulamentares fomentam a demanda por pessoas que tenham a capacidade de implantar e compreender o impacto em todos os sistemas e processos de RH. A falta dessas habilidades só tende a piorar à medida que as conformidades se tornam mais complexas.
A vantagem de contar com habilidades e experiências especializadas
As empresas estão cada vez mais atentas aos benefícios de manter internamente as habilidades de coordenação e supervisão. Os gerentes de RH precisam ter uma visão geral operacional das questões referentes aos riscos e à conformidade de RH que suas organizações enfrentam. No entanto, existem áreas de conhecimento com as quais não se pode esperar que um profissional interno tenha familiaridade, independentemente do quão competente ele seja.
Por exemplo, à medida que os países mudam as leis trabalhistas em nível local ou nacional, os especialistas que atuam como prestadores de serviços terceirizados são muitas vezes chamados pelas companhias para assessorar sobre as leis e ajudar em sua implantação.
Nos EUA, por exemplo, uma grande empresa especializada não só mantém uma equipe permanente de especialistas em conformidade na Receita Federal, como também possui uma equipe “infiltrada” no provedor de folha de pagamento, a fim de aprenderem uns com os outros. Da mesma forma, no Brasil, o novo sistema eSocial, concebido para padronizar as informações de trabalho, foi elaborado ao longo de três anos, tendo o mesmo provedor como parte de seu grupo piloto visando validar seus modelos.
Os maiores desafios e complexidades referentes aos riscos trazem consigo a oportunidade única de os recursos humanos e os executivos financeiros ajudarem a impulsionar a mudança organizacional. Ao encontrar novas maneiras de ajudar a manter a conformidade e reduzir riscos, melhorar a eficiência dos processos de negócios e, finalmente, ajudar a impulsionar o crescimento organizacional, os departamentos de RH e finanças podem passar a demonstrar o valor estratégico que proporcionam para a empresa.
Administradores

Satisfação do cliente.

Aumentar a satisfação do cliente é benéfico para qualquer negócio; afinal, isso potencializa a fidelização e pode levar a novas vendas. No entanto, são poucos os que conseguem implementar iniciativas capazes de cativar o público com eficiência e proporcionar oportunidades inéditas.
Para alcançar esse objetivo, uma característica é fundamental: empatia. Colocar-se no lugar do seu cliente é um excelente começo para ver sua empresa com outro olhar e, dessa forma, identificar falhas que comprometem vendas e oportunidades para mais sucesso.
Quer saber como fazer isso? Então confira esses 6 passos para manter a satisfação do cliente alta:
Vá além do básico – Você oferece para os seus consumidores as mesmas facilidades que os seus concorrentes? Uma excelente estratégia para aumentar a satisfação do cliente é superar as suas expectativas. Ao se contentar a fazer tudo sempre da mesma forma, você corre o risco de não fidelizar e não contar com atrativos para conquistar novos clientes.
Fique na crista da onda – Você costuma sempre estar correndo atrás do que os seus concorrentes estão fazendo? Então o sinal de alerta precisa ficar ligado. Toda empresa tem que ter tempo reservado para captar ideias inovadoras e trazer novos produtos e serviços. Isso aumentará a satisfação do cliente e garantirá um lugar competitivo no seu mercado.
Descomplique processos – Coloque-se no lugar dos seus clientes e sinta como é a experiência de compra na pele deles. Quais são as etapas mais complicadas ou desnecessárias? Dificuldades em compreender certas características dos seus produtos ou serviços podem comprometer aquela venda. Reformule seus processos para que sejam mais amigáveis e alinhados às expectativas do seu público.
Capriche no pós-venda – Assim como proporcionar uma experiência de compra positiva é essencial, também é importante garantir que tudo o que acontece depois disso seja agradável. Aliás, é no pós-venda que você tem mais chances de usar a satisfação do cliente para assegurar mais negócios futuramente. Tenha um sistema robusto de atendimento e invista em processos ágeis para que mesmo as ocorrências negativas rapidamente se tornem positivas.
Crie um programa de fidelização – Por que um cliente continuaria comprando de você? Programas de fidelização são excelentes maneiras deconquistar maior satisfação do cliente ao mesmo tempo em que garantem novas compras. Leve em consideração o perfil da sua audiência e de que maneira essas pessoas interagem com os seus produtos. Um bom programa de fidelidade não oferece barreiras, e sim facilidades para gerar mais negócios.
Dê tratamento personalizado – Ninguém gosta de ser tratado como qualquer um. Cada cliente seu tem um histórico particular que precisa ser levado em consideração na hora de tentar conquistar um upsell. Portanto, no contato com cada cliente, levante todos os dados estratégicos ao seu alcance para personalizar o atendimento e o relacionamento, como compras realizadas e antigos contatos com a empresa. Ele precisa se sentir único e especial!
Sage

Dicas para gerenciar e até potencializar a carreira na crise

Crises sempre vão existir, mas assim como começam, um dia acabam. O fundamental é entender que é possível não apenas sobreviver profissionalmente, mas até sair fortalecido delas. No entanto, o profissional precisa adotar uma série de atitudes para manter o seu valor no mercado. Neste contexto, a diretora de transição de carreira da STATO, Lucia Costa, preparou 7 dicas para ajudar as pessoas a encontrar seus diferenciais e evitar equívocos neste momento de insegurança.
1. Mais foco e menos preocupação
Não que o momento não exija uma boa dose de preocupação, mas ficar desesperado, não resolve. Na crise, a competitividade aumenta, o clima fica tenso e os ânimos à flor da pele. Lembre-se: para se destacar é preciso ter foco no que importa e fazer a diferença em seu ambiente de trabalho. A sugestão é se acalmar, se organizar, priorizar tarefas e estar disposto a colaborar no que for possível para ajudar a empresa.
2. Faça mais com menos
Reduzir gastos e aumentar o lucro: é isso que um chefe espera de sua equipe, a despeito de qualquer circunstância. O nome disso é ‘produtividade’. Porém, na crise, o que é diferencial torna-se vital. Apesar do impulso natural mais comum é o de ser reativo diante de dificuldades e fazer apenas o necessário por medo de errar ou por insegurança, a orientação é que o profissional adote uma postura contrária. Saia da zona de conforto e fique de olho nos resultados, faça o que é obrigatório de maneira mais rentável e rápida, para que esteja à disposição em caso de alguma outra oportunidade na sua área ou em outras. É um bom momento para ir além e propor soluções novas para velhos problemas já conhecidos na companhia.
3. Evite o clima de catástrofe
Em hipótese alguma, fique nos corredores da empresa reclamando, alimentando boatos de que a empresa está mal ou vai demitir. Ficar parado esperando a crise passar também não ajuda. É hora de pensar em como ajudar a empresa a enfrentar os desafios atuais e buscar alternativas no trabalho. Não deixe se afetar pelo pessimismo, seja resiliente e tenha capacidade de improvisar. Fuja de qualquer rodinha de fofocas. Profissionais que reagirem rapidamente vão se sair melhor, adaptando-se às mudanças e exigências dos novos tempos. Quem você vai querer ser depois da crise?
4. Economize o máximo que puder
Aqueles que não têm poupança e gastam tudo o que ganham, sofrem muito quando chega uma crise. Falta de dinheiro afeta o desempenho do profissional e o problema só aumenta se perder o emprego. E se em um momento de crise é impensável falar em aumento de salário, é uma boa hora para rever suas despesas. Por isso, se for possível, poupe, mesmo que seja pouco. Faça uma revisão em suas finanças e de seus dependentes. Sua saúde financeira é fundamental para manter o foco neste momento profissional.
5. Invista em educação, atitude e competências
Quem se acomodou e não planejou sua carreira, fica desesperado quando uma crise começa, porque se coloca sempre na frente da fila das prováveis demissões. Mas nunca é tarde para investir na carreira. Busque se especializar e destacar suas habilidades, seja expert em sua área, não importa qual seja. É importante investir em atualização, qualificação e aperfeiçoamento, buscando cursos de idiomas, especializações e MBAs, mas saber se relacionar com equipe, pares e superiores é um grande diferencial competitivo. Seja comprometido no trabalho, cuidadoso com os relacionamentos profissionais e com a sua comunicação. As atitudes mais desejadas em tempos difíceis são aquelas de valores positivos, como ética, colaboração e transparência, além da capacidade de automotivação, autoconfiança e agilidade.
6. Considere modelos diferentes de carreira
Em um ambiente estável, o modelo de uma boa carreira pode ser marcado por estabilidade no emprego, promoção e regras bem definidas. Mas surge no meio da crise e das mudanças sócio econômicas, carreiras alternativas, ainda em caráter emergente que vem com mais flexibilidade, descontinuidade e podem ser boas para os profissionais. Com as reestruturações das empresas surgem novas redes de trabalho. Fique atento para ver se sua função não está sendo praticada de outra forma no mercado – como terceirização? prestação de serviços? parcerias? consultoria? projetos? free lancer? gestão interina? Esteja pronto para mudar. Já a opção empreendedora parte do princípio do sucesso e risco individual, com base no talento e no trabalho. Além de ter que ser mais autônomo, criativo e inovador, o empreendedor tem que ser capaz de correr riscos. Tome cuidado, nem todos têm perfil e folego financeiro para abrir um negócio.
7. Segmentos menos afetados
Por incrível que pareça, há oportunidades na crise. Pesquise mercado e maximize seu networking. Ambientes de fusão e consolidação de negócios geram demissões num primeiro momento, porém novos perfis profissionais são requisitados. Posições novas podem ser abertas com funções próprias para esse momento. Áreas de controle de processos, financeira e tributária tornam-se prioritárias, à medida que a governança corporativa ganha destaque. Há ainda oportunidades pontuais em setores como o e-commerce (para onde parte do varejo está migrando), marketing digital, direito empresarial, design gráfico, entre outros.
Canal Executivo

O papel administrador do gestor de processos

O papel administrador é a identidade que o gestor de processos assume no momento em que ele controla o processo para que esse funcione conforme planejado. A intenção principal do papel Administrador é cuidar para que o planejamento seja implementado sem qualquer desvio. É o papel administrador que mantem a ordem dentro da empresa.

Mas se há planejamento qual a necessidade do papel administrador dentro das atribuições do gestor de processos?

Esse papel é muito importante porque que problemas acontecem mesmo quando o planejamento é muito bem feito. Esses problemas precisam ser detectados e corrigidos rapidamente para que o processo retome o seu curso normal e volte a produzir resultados previsíveis e consistentes.

O papel Administrador exige que o gestor de processos esteja sempre atento aos detalhes e para isso, precisa ser muito organizado e vigilante. O papel Administrador não aceita como qualidade o uso da memória como substituto de um sistema de informação e controle formal baseado em dados e fatos.

Mas quando a formação do gestor de processos o leva a se identifica demasiadamente com o papel administrador ele passa a atuar de forma burocrática tomando decisões à não permitir qualquer tipo de desvio dentro do seu processo.

Agindo assim o gestor passa a desestimular a criatividade e a iniciativa da sua equipe não aceitando correr riscos nem a possibilidade de erros. Seu processo faz um bom feijão com arroz, mas não gera melhorias ou inovações.

A consequência é um processo que vai se tornando obsoleto rapidamente. Infelizmente esse estilo de gestão, ainda encontra muito adeptos e admiradores, mas é na verdade uma bomba relógio que explodirá a qualquer momento causando enormes prejuízos as empresas que o adota.

Como de costume os treinamentos são as fontes para a mudança do estilo de gestão do gestor de processos. Estimulá-lo a ter um modelo mental mais arrojado e confiante, encorajando-o a usar a diversidade de pensamentos e comportamentos da sua equipe, são fatores importantes dentro do desenvolvimento e ajustamento deste gestor.

Link: http://www.administradores.com.br/artigos/carreira/o-papel-administrador-do-gestor-de-processos/76578

Administradores

Intranet, encurtando processos gerenciais

No ambiente corporativo, memorandos, atribuições de funções formalizadas via e-mail, tráfego de informação confuso e extenso, fazem parte da rotina de trabalho. Para diminuir estas demandas, gestores atribuem à Intranet uma forma de resolver o problema e fazer com que o tempo do colaborador seja melhor aproveitado.

A Intranet oferece ferramentas para que toda essa burocracia se torne menor. O Vindula, principal software do segmento por exemplo, oferece todas as operações de RH como memorandos, holerites e editais de forma simples e totalmente informatizada.

O sistema também é efetivo na diminuição de e-mails corporativos e atribuição de trabalhos, bem como oferece um histórico de tarefas, fazendo com que as tais “formalizações via e-mail” sejam ações redundantes. Para os departamentos que necessitam de elaboração de textos, a intranet elimina a quantidades de arquivos, fazendo com que as alterações e o envio para correções fiquem organizados no histórico do texto.

O Vindula é um sistema gratuito disponibilizado via internet e que se adéqua em pequenas, médias e grandes empresas, contribuindo com a organização, troca de conhecimento, avaliação de colaboradores e segurança da informação. Além disso, a ferramenta permite que o funcionário não esteja inloco para desempenhar seu trabalho, pois os acessos podem ser de outros locais, otimizando tempo e facilitando a vida pessoal e profissional de cada um.

Outra vantagem do software, é o total controle dos acessos à documentos, atualizações, pois, cada vez que alguém mexe em determinado arquivo o sistema registra o último acesso. Dessa forma não há problemas de duplicidade de arquivos, entre outros erros.

Para Fábio Rizzo, CEO do Vindula, a praticidade da intranet é importante inclusive para o desempenho do colaborador “O funcionário que não perde muito tempo com rotinas administrativas, pode focar suas idéias e seu trabalho para benefício da empresa, além de produzir muito mais” completa. Vindula – www.vindula.com.br

Revista Incorporativa

Os processos e a liderança

Atuando com a gestão da qualidade, acostumamo-nos a trabalhar com o desenvolvimento e estruturação de processos, que irão garantir a confiabilidade na execução das tarefas, visto que possuem padrões, procedimentos, manuais claros, etapa por etapa, ação por ação, movimento por movimento, facilitando o trabalho da liderança. Com certeza, o desenvolvimento de padrões, criação de práticas de gestão adequadas, implementação sistemas de avaliação e controle das práticas de gestão contribuem (e muito!) para a melhoria da gestão de uma organização.

Muitas vezes, o que se torna difícil de compreender é que, por mais que os processos sejam bem estruturados, isto não exime a importância que as pessoas têm para o atingimento dos resultados desejados. Quando a organização elabora um planejamento estratégico, define metas difíceis de serem atingidas, cria projetos estratégicos para viabilizar o alcance dos objetivos, não são os procedimentos, padrões e manuais já existentes que colocarão o planejamento em prática, e sim a capacidade de criação, o conhecimento advindo do treinamento e capacitação, o nível de comprometimento adequado e a comunicação clara e estimulante da liderança sobre o que se espera do trabalho de cada equipe.

A influência humana continua sendo o principal fator crítico para o sucesso das organizações. E como os colaboradores são o espelho de seus líderes, é na liderança que se encontra o ponto mais difícil de ser trabalhado nos sistemas sociais. Conheci empresas nas quais o nível tático está mais interessado e envolvido com o sucesso da estratégia do que a própria diretoria executiva. E qual o resultado disso? Lentidão na mudança organizacional, desmotivação do nível tático, que está focado em desenvolver a organização, mas que é travado pela diretoria. Por sinal, a diretoria deveria ser a maior parte interessada disso tudo, afinal, toda a estratégia resulta nas metas dos indicadores financeiros do Balanced Scorecard.

É nesse contexto que se insere as ações de desenvolvimento voltados para as lideranças. Quando a estratégia é montada somente pela alta diretoria, os líderes não enxergam a necessidade de aprendizado deles mesmos para o sucesso da organização, e isto acaba não entrando no Plano de Ação. É necessário destacar a importância do desenvolvimento da liderança para o sucesso da organização, apontando as consequências negativas de um líder que não é exemplo, não dá o norte a partir da estratégia. Para confirmar a importância disso, em estudo realizado com as organizações vencedoras do Prêmio Malcom Baldwich (Prêmio da Qualidade dos Estados Unidos), observou-se que as empresas vencedoras do Prêmio investem no mínimo 100 horas de treinamento/ano em capacitação de lideranças, além de atividades complementares como coaching e mentoring.

Fica, para reflexão, estas questões simples, mas talvez reveladoras:

1)  Sua empresa se preocupa com o desenvolvimento dos líderes?

2)  Os líderes se preocupam com o próprio desenvolvimento?

3)  Qual é o papel dos líderes? Eles estão cumprindo este papel?

Se as respostas forem negativas, está na hora de implementar uma mudança…

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