Controle

A importância dos controles internos

O que um bom controle interno pode fazer por uma empresa? Inicialmente a presença de controles internos em uma organização gera uma confiança maior quanto a qualidade de seus processos.
Atualmente muitas empresas usam de auditoria interna para garantir essa qualidade.
Investir em uma auditoria interna, é garantir que a empresa está preparada para prevenir e corrigir falhas que possam prejudicar a empresa como um todo.
A auditoria interna estuda e identifica por meio dos próprios controles internos, as falhas nos processos da empresa, e promove ações para solucioná-las e garantir que a empresa atinja seus objetivos.
O controle interno é uma necessidade incontestável a qualquer empresa, mesmo as menores que não tem como ter uma auditoria interna.
Isso porque para que uma empresa possa ganhar mercado e se manter bem perante ele, é necessário o uso de planos estratégicos, que só vão funcionar bem se os processos internos da empresa estiverem bem elaborados.
Uma empresa para crescer precisa ser organizada, e para isso os controles internos serão as ferramentas mais seguras para avaliar o grau de crescimento da empresa, e se os atuais controles internos utilizados estão adequados a realidade organizacional da mesma.
Atualmente existem dois tipos de auditoria, a interna e a externa. A auditoria interna lida com questões de gerência e assessoramento interno na organização. Já a auditoria externa trabalha mais em cima das demonstrações financeiras da empresa.
Seja qual for o tipo de auditoria, é necessário que um bom auditor tenha algumas características como criatividade, ter uma forte percepção para identificação de erros ou fraudes, ter visão estratégica para garantir que os processos sejam executados da maneira mais eficiente possível, entre outras qualidades.
Os controles internos são muito utilizados em cima dos estoques por exemplo, principalmente para empresas com atividades que geram uma renovação de estoque constante, como no caso dos supermercados.
Esse é um ramo de atividade que realmente exige um rigoroso controle interno sobre seus estoques, o que acaba envolvendo vários setores da empresa.
Mas acima de tudo, é necessário, que se implementados, os controles internos sejam seguidos com atenção e disciplina, apesar de ser difícil de manter e controlar estes processos, eles contribuirão muito na gestão da empresa.
Contabilidade na TV

Livro de Controle da Produção e do Estoque Será Obrigatório a Partir de 2016

Por meio do Ajuste Sinief 17/2014 foi estabelecido que escrituração do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque será obrigatória, a partir de 01.01.2016, para os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e para os estabelecimentos atacadistas, integrando o sistema SPED (Bloco K).
Referido livro poderá, a critério do Fisco, ser exigida de estabelecimento de contribuintes de outros setores.
Seu uso destina-se à escrituração dos documentos fiscais e dos documentos de uso interno do estabelecimento, correspondentes às entradas e às saídas, à produção, bem como às quantidades referentes aos estoques de mercadorias.
Os lançamentos serão feitos operação a operação, devendo ser utilizada uma folha para cada espécie, marca, tipo e modelo de mercadorias.
Não serão escrituradas neste livro as entradas de mercadorias a serem integradas no ativo fixo ou destinadas a uso do estabelecimento.
Com a inclusão do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque no SPED Fiscal, o Fisco passa a ter acesso à movimentação completa de cada item do estoque, além de conhecer o processo produtivo de cada empresa.
Com tais dados em mão, quando necessário, o Fisco poderá realizar o cruzamento quantitativo dos saldos apurados eletronicamente pelo SPED com os informados pelas empresas, através do inventário. Assim, eventuais diferenças entre os saldos, se não justificadas, poderão configurar sonegação fiscal.
Em tese, as informações assim disponibilizadas inibirão práticas como nota fiscal espelhada, calçada, dublada, subfaturada ou meia-nota, além da manipulação das quantidades de estoques por ocasião do inventário físico.
Guia Tributário

Receita regulamenta tributação para empresa nacional com lucro no exterior

A coordenadora geral de tributação substituta da Receita Federal, Cláudia Pimentel, disse nesta segunda-feira, 8, que a Instrução Normativa (IN)1.520, publicada hoje no Diário Oficial da União, regulamenta a tributação em bases universais para as empresas brasileiras que têm lucro no exterior. Segundo ela, a IN regulamenta os lucros auferidos no Brasil por intermédio de participações no exterior e permite que as empresas compensem o que pagou lá fora em IRPJ e CSLL com o que deve aqui no Brasil, limitado a 34%.
A tributação em bases universais foi criada pela Lei 12.973 e permitiu que as empresas cruzem os resultados obtidos por coligadas em vários países para cálculo dos tributos.
Segundo Cláudia, a IN cria alguns demonstrativos, regulamenta procedimentos de como fazer a apuração dos tributos e define formas de controle, como informações que as empresas devem prestar ao Fisco.
Pelas novas regras, as empresas terão oito anos para recolher os tributos que incidem sobre o lucro e poderão fazer a chamada consolidação dos resultados. Isso significa que elas poderão cruzar os lucros e prejuízos de todas as unidades no exterior para apurar um único resultado, que será tributado em caso de lucro, com exceção das unidades instaladas em paraísos fiscais. O novo regime entra em vigor em 2015, mas as empresas tiveram a opção de antecipá-lo para este ano.
Agência Estado

Sped Fiscal: controle da produção e estoque

A abertura para o Fisco do processo produtivo das indústrias, imposta a partir de 1º de janeiro de 2015, por meio do Sped Fiscal – Controle da Produção, além de causar insegurança para o empresário, adiciona mais um bloco de informações ao já complexo trabalho de entrega das obrigações fiscais em arquivos digitais.

Com a inclusão do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque no Sped Fiscal, o Fisco terá acesso ao processo produtivo e a movimentação completa de cada item de estoque, possibilitando o cruzamento quantitativo dos saldos apurados eletronicamente pelo Sped com os informados pelas indústrias, através do inventário.

Assim, eventuais diferenças entre os saldos, se não justificadas, poderão configurar sonegação fiscal.

Eventuais diferenças entre os saldos, se não justificadas, poderão configurar sonegação fiscal

O controle visa erradicar de vez a prática de nota fiscal espelhada, calçada, dublada, subfaturada ou meia-nota, além da manipulação das quantidades de estoques por ocasião do inventário físico.

Para tanto, os registros a serem informados no Bloco K, que trata do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, correspondem aos dados das Fichas Técnicas dos produtos, das perdas ocorridas no processo produtivo, das Ordens de Produção, dos insumos consumidos e da quantidade produzida inclusive as industrializações efetuadas em terceiros.

Essas informações são geradas a partir da Contabilidade de Custos, que também passa a ser obrigatória a partir de 1º de janeiro do ano que vem para valorizar o inventário e apurar o custo dos produtos vendidos.

Ocorre que a maioria das indústrias não mantém Contabilidade de Custos, utilizando o critério arbitrado pelo Fisco para valorizar os estoques e apurar o custo das vendas.

Essas indústrias terão até o mês de dezembro deste ano, para desenvolver e implantar o Sistema Contábil de Custos para atender a legislação tributária e evitar toda e qualquer inconsistência nas suas informações.

Sabemos que para a implantação do custo contábil, é necessário um enorme realinhamento interno, tanto no que diz respeito a mudanças de cultura, como também apoio da engenharia, produção, controladoria, recursos humanos e tecnologia de informação.

Não se sabe se o prazo de 1º de janeiro será mantido ou prorrogado, mas o fato é que agora, as indústrias devem se preparar para absorver mais essa complexa obrigatoriedade fiscal. Mesmo as indústrias enquadradas no regime tributário de Lucro Presumido, terão que informar os registros do Bloco K, ficando isentas apenas as do regime tributário Simples.

Com o objetivo de orientar a geração, em arquivo digital, dos dados concernentes a escrituração fiscal, a Receita Federal publicou em 10 de janeiro, a minuta do Guia Prático da EFD.

Apesar do guia prático, prever todas ocorrências possíveis na movimentação dos estoques, muitas questões não estão devidamente contempladas.

O processo produtivo industrial nem sempre é executado com base em Ordem de Produção. Alguns produtos pelas suas características têm fluxo contínuo de produção, outros são de longa duração, as vezes ultrapassando o exercício fiscal. Outros são produzidos para estoques e permanecem anos sem alterações. Outros são produzidos por encomenda com especificações técnicas definidas pelos clientes.

Muitas indústrias possuem cadeia produtiva verticalizada, fabricando desde o insumo até o produto acabado final. Nesse caso, são geradas Fichas Técnicas para cada componente, produto intermediário ou subproduto, que serão utilizados para compor o produto final.

O percentual de perdas constante nas Fichas Técnicas, pode não corresponder às perdas reais devido a fatores humanos, tecnológicos e até por ação da natureza. Além disso, é impraticável informar perdas eventuais por transportes, falhas de processos e consumo acima do padrão por retrabalho, reprocesso etc… Esses fatores provocarão inconsistências entre os saldos de estoques cruzados, que para evitar autuação fiscal, terão que ser justificadas pelo contribuinte.

Outro fator de causa de inconsistência, corresponde a erros de produção ou matéria-prima e materiais consumidos inadequadamente, gerando produtos de segunda qualidade ou com defeitos, cujo preço de venda ficará muito abaixo do preço comercial praticado no mercado.

Apesar de a Constituição Federal prever que as administrações tributárias, exercidas por servidores de carreira específica, atuarão com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio, algumas indústrias têm contestado a informação da composição do produto acabado, considerando-a sigilosa ou estratégica que não pode ser revelada. Indústrias de cosméticos, de alimentos, de bebidas, farmacêuticas e muitas outras, tratam a composição dos produtos como segredo industrial.

Essas questões devem ser submetidas à análise do GT-48, que é um grupo técnico formado por representantes da Sefaz, Receita Federal e algumas instituições como o CFC e Fenacon, além de 27 empresas, que tem por objetivo a construção coletiva do escopo, leiautes e regras junto ao Fisco.

Cabe ressaltar que a própria experiência da Receita Federal com o projeto piloto sobre o Controle da Produção, em Minas Gerais, iniciada em 2007, ainda hoje não se concretizou. Fica evidente que as prorrogações do projeto estão relacionadas com a complexidade das informações, onde o Fisco visa controlar todo processo de produção e do estoque dos contribuintes.

Como grande parte dos contribuintes somente agora está se conscientizando da necessidade de implantar a Contabilidade de Custos, não haverá tempo suficiente para gerar as informações a serem entregues a partir de 1º de janeiro de 2015, até porque a Receita Federal ainda não publicou o guia prático definitivo e o PVA – Programa Validador e Assinador do Bloco K.

Dessa forma, ou a Receita Federal prorroga a entrega ou a maioria dos contribuintes, para evitar a penalidade pecuniária, entregará de qualquer forma, estando sujeitos a inconsistências nas informações.

Link: http://www.jornalcontabil.com.br/v2/Contabilidade-News/4152.html

Jornal Contábil

O processo administrativo e sua importância para as empresas

É sabido que administrar é uma tomada racional de decisões, com vistas à eficiência na alocação dos recursos, à eficácia e à efetividade organizacional. A questão que fica é como isso se torna possível. Eis que surge o processo administrativo.

O processo administrativo, em sua concepção clássica, é o conjunto de atividades interrelacionadas e interdependentes que transformam os insumos provenientes do ambiente em produtos e serviços dotados de valor que atenda às necessidades dos clientes. Esse processo engloba os seguintes subprocessos (funções): planejamento, organização, direção e controle. Cabe frisar que alguns estudiosos e especialistas em Administração conferem denominações e/ou segmentações diversas da que é tratada aqui. No entanto, são nuances que não divergem substancialmente do entendimento do processo administrativo aqui exposto.

O planejamento diz respeito às atividades que antecipam cenários que impactam no desenvolvimento organizacional, a fim de formular estratégias que mitiguem os efeitos das ameaças e potencialize o aproveitamento das oportunidades ambientais. Basicamente, ele se desdobra em três níveis no âmbito das instituições: o estratégico (voltado para a efetividade), o tático (voltado para a eficácia) e o operacional (voltado para a eficiência).

No que tange à organização, trata-se do conjunto de atividades que, em função do planejamento formulado, estabelece a melhor disposição dos recursos das empresas. O principal instrumento desse subprocesso é a modelagem de estruturas, que associada à estratégia e aos processos de negócios compõem a arquitetura organizacional.

Por sua vez, a direção consiste na condução da empresa no alcance dos objetivos traçados. Nesse contexto, o papel do líder é fundamental, na medida em que ele contribui com o alinhamento institucional e para a motivação dos colaboradores sob a sua responsabilidade.

Em relação ao controle, é a função que visa à obtenção de informações sobre o desempenho organizacional para comparar o que foi realizado com o resultado planejado, verificar se este está sendo alcançado, identificar desvios negativos e corrigi-los tempestivamente. Para tanto, o produto do planejamento se torna insumo da função controle, pois só se pode controlar o que foi planejado. Em vista disso, o controle é composto de quatro grupos de atividades essenciais:

 

1. Definição de indicadores de desempenho condizentes com os objetivos propostos no planejamento;

2. Medição do desempenho;

3. Cotejamento entre o realizado e o previsto; e

4. Adoção de ações corretivas dos desvios negativos identificados, assim como de ações preventivas das causas desses desvios.

 

Ainda em relação ao controle, ele gera insumos que subsidiarão uma nova rodada de planejamento, tornando o processo administrativo um ciclo que se repete sucessivamente. Uma variante desse processo cíclico que é amplamente utilizada na Gestão da Qualidade é o Ciclo PDCA.

 

Em resumo, o alcance dos três “Es” (eficiência, eficácia, e efetividade) se torna viável quando dispomos de um método de trabalho racional e sistemático. Tal é o caso do processo administrativo com seus conceitos e técnicas subjacentes.

Revista Incorporativa