Consultoria Empresarial

Confira 7 dicas para ser mais produtivo ao trabalhar com home office

As vantagens oferecidas pelo trabalho remoto fazem diversas empresas permitirem que seus funcionários realizem suas tarefas em casa, seja alguns dias da semana ou integralmente. No entanto, para muitos profissionais que gostam do modelo de home office, o principal desafio é manter o foco e a produtividade.
Segundo Antonio Flores, Senior Marketing Manager da Plantronics, algumas dicas podem ajudar os profissionais que trabalham com home office a conquistarem qualidade de vida e melhores resultados no trabalho. A empresa investiu no modelo para todos os seus escritórios e obteve resultados que melhoraram a vida dos trabalhadores. Confira:
Faça caminhada
Procure sempre realizar exercícios curtos diariamente, seja em uma caminhada até a padaria ou em um passeio com o cachorro. Estar em movimento durante 15 minutos já pode ser o suficiente para oxigenar o corpo e as ideias, além de evitar a sensação de estar preso em casa. Aproveite o home office para realizar tarefas que anteriormente não eram possíveis.
Tenha uma rotina
Assim como no trabalho convencional em escritório, é importante manter o comprometimento com os horários e a rotina para não atrasar os colegas. Apesar de oferecer maior flexibilidade, o modelo de trabalho pede certa assiduidade em momentos chave do dia. Também é importante adotar medidas que ajudem no seu rendimento, como acordar com antecedência e não ficar de pijamas.
Aproveite a família
Estar em casa e não aproveitar para tomar café com os filhos não faz sentido. Aproveite a flexibilidade que o formato oferece para ficar mais próximo da sua família. O importante é criar limites e regras para que as crianças saibam quando podem ou não entrar no local da casa destinado ao seu trabalho.
Tenha horário para acabar o expediente
Dificilmente as tarefas enviadas pela empresa acabarão. Por isso, é importante se desligar das atividades em algum momento. Evite ficar até tarde resolvendo problemas. Assim como no escritório é importante ter um horário para desligar um computador e voltar para casa, no home office é preciso saber a hora de parar com um horário para seu expediente.
Não compartilhe o Wi-Fi
Sempre que possível, procure separar uma linha para a família e outra profissional. Se este não for o seu caso, evite compartilhar o Wi-Fi com os filhos. Afinal, nunca se sabe quando pode surgir uma videoconferência com alguém do seu trabalho e sua rede precisará estar em plena velocidade para funcionar corretamente.
Invista em luz natural
A luz natural promove um conforto visual maior e, de acordo com estudos, pode deixar a pessoa mais produtiva. Se isso não for possível, invista na luz branca. Outro fator importante que ajudar a oferecer mais conforto durante as horas de trabalho é ter uma cadeira mais ergonômica.
Mantenha plantas próximas à sua mesa
Ainda que você esteja trabalhando no modo home office, a organização da sua mesa merece atenção. Plantas no local de trabalho podem ajudar na produtividade ao tornarem o ambiente mais alegre. Além disso, busque investir em plantas medicionais, por exemplo – um chá de hortelã fresco pode melhorar seu dia.

IG – Economia

7 passos para desenvolver uma política de reembolso eficaz na sua empresa

Diversas empresas possuem funcionários que realizam viagens a trabalho ou necessitam deslocar-se com frequência. Nesses casos, a empresa deve arcar com todas as despesas geradas pelo funcionário. Por isso, é preciso estabelecer políticas de reembolso para organizar esses procedimentos, assim como delimitar e monitorar os gastos de forma eficiente.
De acordo com Bruno Pain, diretor do VExpenses, aplicativo de gestão de despesas corporativas, quanto mais bem definidas, mais as políticas trazem benefícios para empresas e colaboradores.
“Do lado dos funcionários, dão garantia de que receberão a quantia gasta, além de saber quando será feito o reembolso. Já para empresas, funciona como um instrumento de controle dos gastos, que auxilia na redução de custos da organização de forma geral”, explica Pain.
Abaixo você confere os sete passos principais para elaborar e aplicar uma política de reembolso eficaz para a sua empresa, segundo Bruno Pain:
Entenda a realidade da empresa
O tamanho da organização, assim como o número de pessoas que viajam a trabalho, seus cargos e a frequência que realizam essas viagens são alguns dos pontos que influenciam o desenvolvimento das políticas.
Entenda a lei
É preciso estudar as leis aplicáveis com atenção e entender suas implicações, já que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em problemas jurídicos. Transporte e deslocamento, hospedagem, refeições, locação de carros, combustível, pedágios e gastos com estacionamentos, por exemplo, são alguns dos principais gastos que devem ser reembolsados.
Crie limites para cada tipo de despesa
Determine quais serão as despesas reembolsáveis, além de qual será o limite de gastos a ser restituído. Estabelecer se todos os funcionários da organização terão o mesmo limite de gastos também é importante.
Monte um processo estruturado de prestação de contas
Outra parte essencial da política de reembolso é a definição do fluxo de prestação de contas e de ressarcimento. O período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento, por exemplo, são alguns dos itens necessários nesse fluxo.
Explique aos colaboradores a importância da nova política
Não adianta criar uma política completa se os funcionários não sabem o que ela significa ou, até mesmo, que ela existe. Por isso, comunicá-la de forma ampla, reforçá-la, mostrar seus benefícios e tirar as principais dúvidas que surgirem sobre os processos são as principais dicas para que os colaboradores da empresa cumpram as políticas.
Crie mecanismos de controle automatizados
Para ser reembolsado, o funcionário tem que apresentar as notas fiscais e recibos que comprovem os gastos, além de inserir os principais dados de cada despesa em relatórios. Esse processo geralmente é bastante burocrático e manual, e tanto empresa como funcionário ficam expostos a erros humanos em toda a duração do processo. No entanto, já existem soluções que automatizam essas atividades, garantindo a otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes. É o caso do VExpenses.
Utilize a tecnologia a seu favor
Ao investir em soluções tecnológicas, as empresas podem economizar tempo – segundo projeções, é possível reduzir em até 88% o tempo gasto com o processo de reembolso. Essa economia permite que a empresa invista em análises mais relevantes para a companhia, como gastos por região do país, por área da empresa ou por projetos e, assim, encontrem novas formas de economia e possíveis gargalos para serem investigados com mais detalhes.

Administradores

Com mudanças no Simples, empresas devem reavaliar qual o melhor regime de tributação para 2018

Início de ano é um momento bastante importante no planejamento do exercício fiscal das empresas, já que nesta época, as mesmas devem escolher um regime de tributação viável, e um erro neste momento pode acarretar em oneração dos custos tributários. As empresas devem escolher entre: Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real e Lucro Arbitrado, além de definir se o regime será o de competência ou de caixa.
De acordo com Francisco Arrighi, diretor da Fradema Consultores Tributários, para que a escolha do regime seja realizada de forma benéfica, é preciso conhecer completamente os números do balanço social, encerrado no último dia do ano anterior, neste caso, 31 de dezembro de 2017. É preciso também saber a previsão de faturamento para o próximo exercício e o objeto social, o que não é possível sem um planejamento e sem o conhecimento da estrutura de custos da empresa, por isso, se faz necessário o auxílio de um profissional competente da área.
“É fundamental estabelecer se o regime será o de competência ou de caixa, pois como todos nós sabemos, os tributos no regime de caixa são recolhidos quando o dinheiro entra no cofre da empresa, porém, os controles neste regime são maiores, não possibilitando o uso da contabilidade como instrumento de planejamento. Caso a empresa opte pelo Simples Nacional, será preciso muito cuidado, pois neste regime existe um efetivo aumento de alíquotas, onde mais do que nunca a análise de um consultor tributário se fará necessária, para que não haja perda de caixa e o regime simplesmente se torne um pesadelo futuro”, explica Arrighi.
Além dessas questões, existem regras especificas para parcelamento de tributos atrasados pelo Simples, quando nos demais regimes, há uma flexibilização muito maior.
Opções de Regime de Tributação
O Simples Nacional, como o próprio nome diz, são todos os tributos inclusos numa única alíquota, por meio do recolhimento dos impostos em um DAS onde se acumulam quase 100% das taxas tributárias, devendo ser colhidos em guias à parte apenas o INSS do Empregado e o FGTS.
As mudanças que incluem novos limites para faturamento trazem uma ampliação no teto para enquadramento no regime, redução do número de faixas de faturamento e a inclusão de novas atividades. As regras, que na verdade haviam sido estabelecidas por meio de uma lei complementar desde dezembro de 2016, entraram em vigor no início deste ano, reajustaram o valor de R$ 60 mil para R$ 81 mil para enquadramento na categoria de MEIs (Microempreendedores Individuais). Já no caso das microempresas, o teto que anteriormente era de R$ 360 mil, sobe para R$ 900 mil, o que aumentará em aproximadamente 1 milhão de novas empresas no regime.
O diretor da Fradema alerta que não são todas as atividades aceitas neste regime, e por isso, o Governo disponibiliza no site da RFB uma lista com as permitidas. Vale a pena registrar que com as mudanças em 2018, novas 13 atividades integraram a categoria, como por exemplo, micro e pequenos produtores e atacadistas de bebidas alcoólicas, desde que estes estejam inscritos no Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento. De contra partida, algumas atividades serão extintas do regime especial de tributação, como é o caso de arquivista de documentos, contador ou técnico contábil e personal trainer.
Para a nova base de calculo, o Simples Nacional utiliza agora uma alíquota progressiva para estabelecer os valores a serem pagos, como no Imposto de Renda. Esta medida possibilita uma cobrança mais justa dos impostos, já que a alíquota será proporcional ao faturamento acumulado. Até o ano passado, uma empresa que faturasse de R$360 mil, e outra R$180 mil que tivessem o mesmo faturamento no mês, R$ 10 mil, por exemplo, teriam de arcar com o mesmo valor de tributação, já com as novas regras, o cálculo leva em conta todo o valor acumulativo. As faixas de faturamento, que antes variavam entre 20 diferentes valores, agora são apenas seis.
No caso do Lucro Presumido, temos uma presunção aplicando-se a alíquota do imposto e da CSSL sobre a presunção do lucro atribuído pelo fisco de acordo com a atividade. Esta presunção pode ser de 32%, 16% ou 8% de acordo com a atividade e a partir desta presunção é aplicada uma alíquota de 15% de IRPJ e de 9% de CSSL. “Não podemos esquecer que ainda existe o adicional do IRPJ a alíquota de 10% quando este resultado da aplicação da presunção ultrapassa a R$ 20.000,00 mensalmente”, explica Arrighi.
Os demais tributos de PIS a 0,65%, COFINS de 3% o ICMS e IPI quando for o caso, ficam no confronto e o INSS incide sobre folha de pagamentos ou 2% na desoneração sobre o faturamento.
Já o Lucro Real, é o regime obrigatório para todas as pessoas jurídicas que faturam anualmente mais de 48.000.000,00, e nele todos os tributos são por confronto e o IRPJ e CSSL incidem sobre o lucro líquido.
Por último o Lucro Arbitrado, que segue a mesma linda de tributação ao Lucro Presumido, entretanto, com um acréscimo de 20% nas alíquotas.

Administradores

Saiba quais são os maiores obstáculos na hora de abrir um negócio

Muitas pessoas desejam empreender, mas acabam enfrentando obstáculos ao longo do caminho. É importante sempre estar preparado para superar cada um deles e viabilizar o sucesso do seu negócio.
Pensando nisso, o presidente e fundador da Associação Nacional dos Inventores (ANI), Carlos Mazzei, aprendeu a identificar padrões que ajudam a entender motivos de um negócio às vezes não ir para a frente. Confira:
1) Pouca pesquisa
Você pode achar sua ideia genial de início. Segundo Mazzei, o passo seguinte a esta cena comum a empreendedores deve ser fazer uma pesquisa para descobrir se a tal “ideia genial” é, de fato, nova. “Há casos em que chegam a tentar colocar projetos de negócios e produtos no mercado como se fossem inovadores quando há alternativas semelhantes disponíveis há anos”, diz ele.
2) Descaso com propriedade intelectual
O ideal é que os novos conceitos dos negócios estejam legalmente resguardados antes de divulgá-los. “Tem sido um caso recorrente com aplicativos: os criadores levam a feiras em busca de parceiros e, meses depois, surgem várias cópias”, explica o presidente da ANI. Ainda que a lei brasileira não permita registrar a ideia de um app, uma alternativa é fazer isso na agência americana de propriedade intelectual, a Copyright Office. “Já fizemos esse procedimento com pelo menos 300 aplicativos na Associação”, conta Carlos.
3) Falta de timing e target
A hora de expandir ou concretizar uma empresa por meio de aporte externo é crucial e isso não pode ser feito de forma afobada. Pelo contrário, é essencial ser consciente do atual estágio de desenvolvimento da ideia e das suas perspectivas no mercado e buscar funding apenas quando esse cenário for promissor. Também é imprescindível garantir que os parceiros prospectados para participar do empreendimento estejam alinhados com seus valores e o futuro almejado, assim como saber com precisão o montante desejado para o investimento.
4) Direção indefinida
Se você não souber onde quer chegar com uma ideia, dificilmente saberá o caminho a percorrer. O ideal é lançar o negócio já pensando em expansão , em franqueá-lo, atrair investidores ou mesmo em vendê-lo após atingida certa maturidade. “E é preciso renovar constantemente esse propósito. Cansei de ver ideias maravilhosas que não decolam porque seus criadores não têm tino para a parte comercial. Se não encontrou o sócio ideal que complemente essa característica, passar adiante é uma boa opção”, comenta Mazzei.
IG – Economia

Os 7 maiores erros de empresas com atendimento on-line

Todo atendimento ao consumidor parte do princípio de tirar todas as dúvidas e dar suporte da hora da compra. No on-line, não é diferente. Porém, existem algumas singularidades, como explica o empresário e professor Anderson Gil, que também é especialista em Business Intelligence. “Algumas ações são fundamentais para garantir o sucesso da venda e a satisfação do cliente”, conta.
Anderson lista quais são os piores erros no de atendimento âmbito on-line.
1- Não ter controle dos contatos
A falta de conhecimento sobre quantos contatos chegam por dia ou de onde eles vêm é enorme dentro de muitas empresas. “É preciso estar atento se o novo cliente chegou pelo formulário do site, por algum site específico, por anúncios, por redes sociais, por exemplo”, explica. Com isso, será possível mensurar, analisar e até mudar a estratégia de marketing se for o caso.
2- Não manter diálogo com os contatos
Pode ser que uma pessoa interessada em comprar um produto ou serviço não esteja ainda pronta para isso. O empresário acredita que abandoná-la pode ser um erro. “Às vezes o problema pode ser financeiro, ou simplesmente questão de tempo. Mantenha esse contato em uma lista, para voltar a falar com ele de tempos em tempos”, conta.
3- Não guardar uma lista de contatos segmentados
Este erro está totalmente relacionado ao anterior. Mantenha listas separadas: com contatos que compram sempre, ou que ainda não estão prontos ainda para fechar negócio, ou até mesmo aqueles que preferem receber novidades pontuais. E para isso, é sempre necessário perguntar se essas pessoas querem fazer parte desta lista.
4- Demorar muito para responder
Dependendo do nicho do negócio, algumas horas podem fazer total diferença. Itens de bens de consumo podem até variar de um dia para o outro, mas, como exemplifica Anderson, um restaurante que possui delivery e que não responde informações sobre cardápio, ou preço por exemplo, “está fadado a ter pontos negativos com o consumidor”.
5- Ter muitos canais de comunicação e não atualizá-los
“Antes de se cadastrar em todos os meios possíveis de comunicação, a empresa precisa saber se terá ‘braços’ para alimentar e atualizar tudo periodicamente”, ensina Anderson. Além disso, é importante entender quais redes sociais, por exemplo, fazem sentido para participar.
6- Não prestar atenção nos detalhesToda comunicação deve ser clara e assertiva, para que o consumidor não tenha dúvidas sobre o produto ou serviço. Anderson, que também é professor, comenta que escrever corretamente, comportar-se com respeito e empatia com quem está interessado em comprar é essencial. “Além disso, mostrar proatividade e entregar algo ‘a mais’ é uma maneira de conquistar o cliente, torná-lo um fã e até conseguir ser indicado para outras pessoas”.
7- Não saber ouvir um não
Às vezes é preciso argumentar um pouco mais para ganhar a atenção com o cliente. Porém, quando a pessoa simplesmente se desinteressa pelo produto ou serviço, tudo o que ela quer é não ser mais incomodada. “Saber a hora de parar é importante, pois desrespeitar dessa forma o consumidor pode se tornar um caso irreversível, isso funciona tanto para newsletters quanto em conversas de chat”, finaliza.
CONTADORES

Até onde vai a responsabilidade do contador (e onde começa a sua)

A gestão financeira? Você terceiriza. Os embaraços tributários? São uma responsabilidade do contador. E as análises de contabilidade? É tudo com ele. Se concorda com esse tipo de afirmação, é bom saber que a omissão não o livra de responder por irregularidades. Ignorar esse fato gera mais do que problemas no caixa: pode acabar em multas e, em último e pior cenário, até prisão.
Contabilidade também é problema seu
Em uma estrutura de trabalho enxuta, você é o patrão e também o funcionário, e nunca há tempo a perder. Na realidade de micro e pequenas empresas, as tarefas operacionais costumam ser bem mais atraentes do que aquelas relacionadas à contabilidade.
Mas repassar a sua responsabilidade ao contador e se omitir por completo está longe de ser a melhor opção. Quem primeiro sente os reflexos dessa postura é a própria empresa, pois o empreendedor que vira as costas para a gestão não conhece seus custos, não sabe cortar despesas e atrasa o crescimento. Isso sem falar de quando caminha para o vermelho.
Se fosse só isso, já seria ruim, mas fica ainda pior: a responsabilidade civil, tributária e penal do contador é solidária ao empresário. Na prática, isso quer dizer que, antes de tudo, é o empreendedor que responde por possíveis irregularidades. E não poderia ser diferente, já que é ele o primeiro responsável pelas informações produzidas pela contabilidade, ou seja, o contador trabalha com aquilo que lhe é repassado pelo gestor.
Mas quais riscos o empreendedor corre? E até onde vai a responsabilidade do contador e começa a sua? Vamos detalhar esses pontos na sequência.
Pelo que o contador pode ser responsabilizado
Quando se fala em responsabilidade do contador, é válido primeiro lembrar do aspecto positivo, ou seja, que as ações por ele realizadas ajudam o pequeno empresário a ter uma gestão mais qualificada, tanto financeira quanto tributária.
O contador e advogado Paulo Vieira Pinto, ex-presidente do Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do Espírito Santo, destaca uma mudança positiva que resultou como consequência da Lei 11.638, de 2008: o profissional da contabilidade deixou de ser escriturário e passou a ser contador, pensar e agir como tal.
Orientado por princípios éticos e de respeito aos colegas e às leis e com boa conduta, cabe a ele a responsabilidade de orientar seus clientes, especialmente aos pequenos empresários, defende o especialista.
Pinto apresentou em 2013 uma palestra no Congresso dos Contabilistas do Espírito Santo, disponível online, na qual trata o tema com propriedade. Vale uma leitura na íntegra do material, mas vamos abordar na sequência alguns dos tópicos mais relevantes.
Para começar, vamos entender quais são as principais responsabilidades do profissional de contabilidade.
Responsabilidade civil
Resulta da prática de infração a um dever, seja ele legal ou contratual, resultando em dano a terceiro. Como exemplo, é válido considerar um balanço realizado pelo contador cujos erros técnicos acabem gerando prejuízos a seu cliente.
Pelo prazo de cinco anos, a partir do conhecimento do fato, pode ser exigido do contador a reparação dos danos causados.
Contadores são pessoalmente responsáveis pelos atos culposos junto aos clientes e pelos atos dolosos perante terceiros, solidariamente com o cliente.
Responsabilidade penal
A falsificação ou alteração de documentos, incluindo aí os livros mercantis, constitui crime previsto no Código Penal. Um declaração falsa em documento contábil com obrigações da empresa perante a Previdência Social é um bom exemplo, da mesma forma quando envolve folha de pagamento ou carteiras de trabalho.
Já perante a lei de falências, informações inexatas no balanço, omissão de lançamento na escrituração contábil e dados apagados em sistemas informatizados são crimes que podem resultar até em seis anos de reclusão do contador.
Responsabilidade tributária
O texto legal é antigo – estamos falando do Decreto 5.844, de 1943 -, mas sua validade permanece, determinando que o contador será responsabilizado, junto do contribuinte, por atos de falsidade em documentos por ele assinados e por irregularidades de escrituração cujo objetivo é fraudar impostos.
Outra contribuição importante vem da Lei nº 8.137, publicada no final de 1990, que define crimes contra a ordem tributária. Suprimir ou reduzir tributo, omitir informações, prestar declaração falsa, fraudar a fiscalização tributária e falsificar nota fiscal são algumas das ações que podem render até cinco anos de prisão e multa ao profissional da contabilidade.
Limites na responsabilidade do contador
As responsabilidades do contador estão bem claras, mas nem sempre um erro seu é voluntário – pode ser resultado de um dilema: cumprir a norma ou a ordem de quem o contratou? Com isso, queremos lembrar do que afirmamos lá no início deste artigo, que é a obrigatoriedade de o empreendedor assumir o seu papel na contabilidade.
Sim, o contador é responsável por erros e falhas, sejam eles motivados por má-fé ou não. Mas Paulo Pinto deixa três recados que valem o registro:
Na área tributária, o empresário é o devedor principal de todas as falhas e erros na contabilidade fiscal, na falta de cumprimento das obrigações acessórias e sobre tudo que a legislação possa exigir das empresas.
Na área cível, o empresário responde por todo e qualquer prejuízo que, por falha ou omissão da contabilidade, possa causar a terceiros.
Na área penal, o empresário é chamado por sua responsabilidade tributária, sonegação, culposa ou dolosa, tentativas de enganar o Fisco, deixar de recolher tributos, ou impostos retidos de terceiros, além de responder por crimes falimentares (previstos na Lei de Falências).
No primeiro caso, o empreendedor até pode conseguir reembolso de seus custos junto à Justiça e ao Conselho Regional de Contabilidade, mas fica claro que ele não pode se ausentar da sua responsabilidade. Se o negócio é seu, por que o contador seria o principal culpado por condutas irregulares?
Transferir a responsabilidade para o contador, omitir-se, mostrar-se descuidado com o controle financeiro e com a documentação pode ser um verdadeiro tiro no pé. Esse tipo de postura legitima um possível desleixo da contabilidade, que não encontra retorno nas suas orientações e cobranças.
Quando a fiscalização bate à porta, novamente o problema cai no colo do contador e o fato de o próprio empresário ser o causador de possíveis penalidades acaba esquecido ou minimizado.
Para que essa seja uma relação saudável, Paulo Pinto sugere ao empreendedor se informar previamente sobre o profissional contábil que pretende contratar (junto a clientes e ao CRC, por exemplo), exigir um bom contrato de prestação de serviços e, claro, não se ausentar da contabilidade, exigindo periodicamente as demonstrações contábeis, relatórios de análises e os livros contábeis devidamente escriturados.
Ele aconselha também ao empresário estudar e até mesmo fazer um curso de “contabilidade para não contadores” para obter conhecimentos que o levem a entender um pouquinho melhor a linguagem contábil.
Por fim, se realmente não for possível participar de forma minimamente ativa do processo, a sugestão é contratar um auditor ou consultor para periodicamente revisar a contabilidade, de forma a detectar possíveis enganos de cumprimentos da legislação ou no recolhimentos de tributos.
Considerações finais
Acreditamos que tenha ficado claro neste artigo que a contabilidade não é brincadeira e que a responsabilidade do contador é grande – só não maior que a sua.
Assuma a sua condição de empreendedor e cuide melhor da gestão do negócio. Faça dessa relação um trampolim para o crescimento, forneça ao contador as informações que ele precisa para uma análise que reflita a realidade da empresa e busque participar da sua vida financeira.
Fenacon

Contabilidade gerencial: você realmente entende o que é dívida e lucro na sua empresa?

Gestão financeira não é uma tarefa simples. Poucos sabem lidar bem com a real compreensão do que é uma dívida e como ela se manifesta no histórico financeiro de uma empresa. Isso leva ao erro de conduzir as entradas de forma iludida na hora de pagar contas e contar com investimentos. Isso é ainda pior quando se considera o que é lucro. É por isso que por mais empreendedor que seja o espírito de muitos brasileiros, ter ideias inteligentes e iniciar um negócio, não é nem o começo da real batalha que é ter uma empresa.
Não é estranho que a taxa de mortalidade dessas seja tão alta e a maioria não passe dos primeiros quatro anos.
Não é uma questão de ganhar muito dinheiro de uma vez, mas sim de gerir bem o que é ganho. O mercado tem altos e baixos, e mesmo que os lucros sejam constantes e elevados, se não há uma atenção às saídas, logo o que era muito passa a ser insuficiente. Gastar mais do que se tem, contar com entradas que ainda não aconteceram, é um comportamento comum. Contar com as saídas que ainda não aconteceram, mas vão ocorrer com certeza, isso é um pouco mais difícil, sobretudo porque muitas vezes não há uma compreensão total de quantas e quais são essas saídas. É por isso que gestão financeira anda lado a lado com a contabilidade gerencial. Esta proporciona ao gestor, estruturação contábil, demonstrativos e informações sobre a realidade da saúde financeira do negócio.
A projeção do fluxo de caixa vai considerar em que meses haverá quais parcelas das saídas, e qual o lucro real para cada momento da empresa. Isso evita que dinheiro que entra e sai sejam considerados de forma errada. Isso ainda evita contrair novos débitos para sanar dívidas anteriores, que muitas vezes vem com juros mais altos no futuro. A verdade é que a contabilidade gerencial é essencial como ferramenta de análise dos dados econômicos da empresa, e isso serve para todos os tamanhos de empresa.
Interpretar os dados não é simples, mas a metas traçadas são muito melhor compreendidas, é possível apurar custos, usar de forma adequada o orçamento da empresa, identificar os pontos de alta de baixa de desempenho, indicando onde é preciso mais investimento ou maior ou menor esforço, isso sem considerar o planejamento tributário, e a determinação de momentos de altas ou baixas de preços (quando é necessário ser mais ou menos agressivo no mercado, com promoções que visem ampliar o número de clientes, por exemplo).
Tudo vai muito além de Receita – Despesas = Lucro. Há uma ordem de despesas muito maior do que isso, e considerações que variam com o tempo. Quando essas considerações são ignoradas, dívidas se formam. Uma dívida é algo que não está previsto, ou está em atraso, algo que foge ao controle contábil. Se um custo não se enquadre nisso, ele não é dívida, ele é parte do processo. Assim como o lucro não é o dinheiro que “sobrou no mês”, mas é aquilo que realmente se pode retirar da empresa e que não a compromete no presente e no futuro, é algo que está além dos investimentos, é um dinheiro “isento”, por assim dizer.
Pode parecer simples quando comentado dessa forma, até mesmo óbvio, mas a gestão intuitiva ainda é forte em muitos negócios, sobretudo os menores. E tudo pode ser facilmente resolvido, através da consideração analítica da contabilidade gerencial. Sem isso, são cada vez mais tiros no escuro. Os processos são complexos, há cálculos a serem considerados, que nem todos estão aptos a fazer, dai a importância do contador. Essa estrada é longa e cheia de percalços, e sem compreender o caminho é impossível ir adiante.
Administradores

Veja as regras para conceder férias coletivas na sua empresa

Com o final do ano se aproximando, muitas empresas começam a pensar no período de férias coletivas para os seus funcionários, como cal. A legislação brasileira determina que as empresas devem ceder 30 dias de férias aos seus colaboradores, mas deixa claro que a prerrogativa de quando elas devem ocorrer cabe ao empregador.
Entretanto, isso não significa que não existam regras sobre as férias coletivas, pelo contrário. É preciso seguir algumas determinações legais para colocar as prerrogativas em prática. E é nesse momento que surgem muitas dúvidas de como calcular os pagamentos devidos e fazer tudo dentro dos conformes da lei.
Férias coletivas: qual é o procedimento?
As férias coletivas podem se aplicar a todos os funcionários de uma empresa ou apenas a determinados setores. Essa decisão é da companhia. Além disso, existe a possibilidade de que a empresa conceda as férias coletivas em dois períodos ao longo do ano. Contudo, com a legislação vigente, em nenhum deles o tempo pode ser inferior a 10 dias.
Para que a empresa conceda férias coletivas aos seus empregados, esse fato deve ser comunicado ao Ministério do Trabalho e Emprego. No documento deve constar as datas de início e término das férias e essa solicitação deve ser entregue ao órgão competente com pelo menos 15 dias de antecedência ao início do período de gozo.
O sindicato responsável pela categoria profissional também deve receber uma cópia do documento e, na sede da empresa, existir um comunicado sobre o período de férias coletivas fixado em local visível a todos os funcionários envolvidos.
Algumas exceções
A lei prevê algumas exceções, que acabam deixando muitos empregadores confusos. Essas regras especiais se aplicam a funcionários com menos de 18 anos ou com mais de 50 anos. Elas são as seguintes:
Acima dos 50 anos:
Funcionários acima dessa idade devem gozar as suas férias em um único período, e não em dois períodos como a lei permite para os demais. Assim, se o período de férias coletivas for inferior a 30 dias, por lei é obrigatório que a empresa prolongue o prazo até que se atinja o número de dias correspondente.
Abaixo do 18 anos:
A regra acima também se aplica àqueles funcionários com menos de 18 anos. Além disso, as férias coletivas devem ter período coincidente às férias escolares. Caso isso não aconteça, o período de férias coletivas deve ser interpretado como uma licença remunerada e as férias legais, posteriormente, devem ser concedidas simultaneamente ao período de férias escolares.
Como fazer os pagamentos
Programe-se: o pagamento das férias, sejam elas coletivas ou individuais, deve ser feito sempre até dois dias antes do início do período de descanso. Se um colaborador vai entrar de férias na segunda-feira, por exemplo, na sexta-feira anterior à sua saída é o prazo máximo para que o pagamento seja realizado.
Durante o período de férias, o trabalhador tem o direito de receber o seu salário normalmente, como se tivesse trabalhado durante os 30 dias. Além disso, deve ser somado ao período o 1/3 constitucional, proporcional ao período. Caso a empresa não cumpra o pagamento na data indicada pela lei, ela fica sujeita a uma multa administrativa.
Direito às férias é inalienável
Note que, seja qual for a circunstância, o direito aos 30 dias de férias é inalienável ao trabalhador. Se a empresa optar por um período menor de férias coletivas, digamos que de 20 dias, ainda deverá 10 dias de férias aos seus empregados, período esse que pode ser gozado de imediato ou em outra data acordada.
Da mesma forma, caso opte por um período de férias coletivas maior do que 30 dias, digamos que 45 dias, esses dias extras devem ser pagos como se fossem uma licença remunerada. As exceções mesmo ficam por conta dos profissionais com idades inferiores a 18 anos ou superiores a 50 anos, onde se aplica as cláusulas de exceção.
Portanto, existem regras a serem seguidas e é preciso planejar antecipadamente os pagamentos aos funcionários. Se você estiver pensando em tomar essa decisão na sua empresa, certifique-se de começar o planejamento desse processo com pelo menos dois meses de antecedência de forma a evitar surpresas e multas por conta de erros de registro ou atrasos.
Sage

Um bom líder deve aprender a aceitar críticas

Muitos empresários e governantes têm dificuldade para aceitar críticas e ouvir o que as pessoas têm a dizer sobre o seu comportamento – uma atitude que pode influenciar a administração dos negócios e prejudicar o trabalho em equipe. Na maioria das vezes, ser criticado não é uma situação agradável, mas pode servir para provocar uma autorreflexão e ajudar a identificar problemas e falhas.
Ter a humildade suficiente para ouvir sugestões e reclamações era um dos segredos de administração do imperador Tang Taizong, um dos maiores líderes da história. Responsável por transformar a China em um dos países mais poderosos do mundo, ele costumava dizer que um líder esclarecido escuta opiniões diferentes, dá atenção a diversos pontos de vista e escuta os conselhos dos outros. Saiba mais: Como ser um bom líder: obtenha dicas essenciais com a ContaAzul Patrocinado
No governo de Taizong, a tarefa de supervisionar os funcionários era do censor imperial, que tinha autoridade para investigar queixas e até remover do cargo qualquer homem que violasse a lei, não agisse com justiça, deixasse de implementar políticas públicas ou gastasse demais. Mas não apenas os funcionários eram supervisionados: existia também o contestador, que tinha como função criticar o imperador por comportamentos impróprios e políticas equivocadas. Isso garantia que Taizong escutasse queixas e refletisse sobre seus próprios erros, além de incentivar os funcionários a falar com franqueza.
Mas o que essas práticas de um longínquo império chinês podem nos ensinar em pleno século 21? Em tempos de democracia, a liberdade de expressão é valorizada e as leis protegem os direitos das pessoas de expressar sua opinião com franqueza. No entanto, há muitos “feudos” em uma sociedade democrática (corporações, hospitais, escolas, faculdades, agências governamentais e organizações de caridade) nos quais os administradores têm um poder enorme sobre os administrados.
Um chefe exerce uma ampla influência sobre a vida de seus funcionários, já que tem o poder de contratar, demitir, promover ou rebaixar as pessoas, cujos meios de vida dependem dele. Mesmo que os colaboradores saibam que o comportamento de seu empregador é ilegal ou antiético, eles podem realmente falar o que pensam? Podem expressar opiniões sem se preocupar com a reação de seus superiores e colegas? Podem ser sinceros, independentemente de interesses próprios? Qual a probabilidade de fazerem denúncias?
Nos dias atuais, quantos chefes incentivariam seus subordinados a criticá-los, como Taizong fez, além de recompensar aqueles que se manifestavam? Ao refletir sobre os abusos de poder de governos e de corporações com os quais nos confrontamos hoje, pergunto-me se um contestador não mereceria um lugar em nossa sociedade. Isso, certamente, ajudaria a reparar muitos dos males de nossas instituições.
Administradores

Profissionalizando a gestão: a empresa precisa existir sem você

Essa é uma situação que já vi acontecer algumas vezes. Mesmo com muitos anos de mercado e um crescimento exponencial, muitos negócios mantêm uma gestão centrada inteiramente nos empreendedores. E esse modelo funciona muito bem por anos, até que um dos sócios — ou mesmo todos eles — enxerga que é a hora de buscar novos desafios e não consegue mais estar tão próximo da operação. Nesse momento, ele se depara com um problema:
O TIME QUE ELE TEM HOJE NÃO ESTÁ PREPARADO PARA ASSUMIR MAIORES RESPONSABILIDADES E TOCAR A EMPRESA SEM ELE.
Como mentora, tenho acompanhado alguns empreendedores que passam por desafio semelhante. Meu papel é ajudá-los a criar mecanismos que façam a empresa transcender os próprios fundadores para continuar funcionando mesmo quando eles não estiverem mais por perto. Se você está vivendo uma situação como essa, compartilho aqui o passo a passo que tenho seguido ao mentorar esses empreendedores e que também pode inspirar o novo modelo de gestão da sua empresa.
Vamos lá?
Comece com um Diagnóstico Organizacional
Antes de montar qualquer plano de mudança, é preciso entender a fundo como a equipe se estrutura. Porém o empreendedor, olhando de dentro, não é capaz de fazer isso inteiramente sozinho. Recomendo que, com o auxílio de um mentor, consultor ou profissional de fora, você faça esse diagnóstico da forma mais neutra possível, tirando uma fotografia do estado atual da sua organização.
Meu primeiro passo, como mentora, é participar de eventos, reuniões com a equipe e clientes ou encontros mensais para conhecer quem são todas as pessoas que formam aquela organização, além de estar lado a lado com os sócios em sessões exclusivas conhecendo o modelo mental deles e procurando desafiá-los a sair da sala, local, mundo, cadeira e zona de conforto. Entrevistamos todos os funcionários com algum grau de liderança, os sócios e outras pessoas de diferentes áreas, cargos e funções. As perguntas são as mesmas para todos eles e, a partir dessa bateria de conversas, saímos desses eventos entendendo melhor o modus operandi daquela empresa: como são as relações de poder, o estilo de liderança, a definição das estratégias, a avaliação das pessoas e também quais os indicadores de sucesso do negócio.
Em cima disso, descobrimos algumas coisas. A mais comum é que o desafio de gestão está mais relacionado com o empreendedor do que com os funcionários. Normalmente, a gestão é mais centralizadora, interferindo continuamente na operação e ofuscando a força de decisão da equipe. Por outro lado, também é fato que, quando os sócios estão 100% à frente do negócio, eles tendem a contratar pessoas pouco questionadoras. É ai que se apresenta a necessidade de mudança de pessoas.
O DONO COSTUMA ENTRAR O TEMPO TODO NAS DECISÕES. E ISSO DIMINUI A AUTORIDADE DAS OUTRAS LIDERANÇAS.
Quando o empreendedor quer se afastar da gestão, ele precisa aprender a respeitar o papel dos líderes internos. Falar direto com os funcionários antes de falar com o líder da área é invadir o espaço alheio. Entender o espaço de um e do outro é fundamental.
Isso é muito difícil porque, na maioria das vezes, dentro deles existem crenças do tipo:
SE EU NÃO ESTIVER PRESENTE, NADA ANDA. SE EU NÃO ESTIVER OLHANDO, NÃO VAI ACONTECER.
Por outro lado, os líderes internos se sentem sem poder de decisão. Eles dizem:
– Não adianta eu querer fazer porque o dono vai querer fazer do jeito dele.
Essa situação é bem característica de uma gestão doméstica. E costuma funcionar quando o empreendedor consegue olhar de perto para tudo, estar presente em todas as decisões. Porém, quando você se coloca determinadas metas, de crescer, de se profissionalizar, de ampliar… ou até mesmo optar por entrar em outro negócio. Você não pode ter um olhar sobre tudo, precisa encontrar pessoas que olhem sistemicamente o seu negócio.
O PROBLEMA É QUE A VIDA INTEIRA FOI ASSIM. E AGORA, COMO MUDAR ESSE MODELO MENTAL?
Para se aprofundar, veja também: Liderança: como criar times de alta performance?
A mudança parte dos empreendedores
Para os empreendedores entenderem que precisam sair da linha de frente que faz a organização rodar, leva bastante tempo. Em alguns casos, o trabalho chega a durar um ano. Mas o que ajuda é perceber que existem modelos de sucesso em outras organizações que são diferentes do seu. Você como empreendedor não precisa ficar preso à operação. E para provar esse ponto, existem uma série de exemplos de como isso dá certo em outros negócios, principalmente em companhias mais maduras como a Dudalina, a Cacau Show e a Magazine Luiza.
Em algum momento, depois de conhecer esses exemplos e refletir mais sobre o seu futuro, chega um momento em que você para, olha para os lados e pensa:
– Eu quero seguir por essa estrada e eu não tenho a menor ideia se essas pessoas vão conseguir cumprir esse caminho comigo, se vão dar conta de seguir com a empresa um dia sem mim.
ESSE É O PONTO DE VIRADA. QUANDO O EMPREENDEDOR TOMA CONSCIÊNCIA DE QUE PRECISA DAR UM NOVO SALTO NA GESTÃO DO NEGÓCIO. E QUE ESSA TRANSIÇÃO SÓ DEPENDE DELE.
O time que veio com você até aqui pode não ser o mesmo que vai levá-lo adiante
Esse é o desafio número um dos empreendedores dispostos a profissionalizar o negócio. É preciso revisar toda a estrutura do time, reavaliando o desempenho e contribuição de cada um para o negócio, por meio de um mapa de potencial versus performance. É preciso descobrir quem vai além.
A AVALIAÇÃO PRECISA SER FEITA COM BASE EM METAS ATINGIDAS E INDICADORES DE DESEMPENHO, E NÃO MAIS POR QUESTÕES DE AFINIDADE, RELACIONAMENTO PESSOAL, AMIZADE OU TEMPO DE CASA.
Esse raio-X revela quem são os funcionários preparados para fazer parte dessa nova fase da empresa e quem são os que não se encaixam mais.
Quando essa diferença fica clara, é preciso responder a outra pergunta:
Vocês querem manter uma relação boa com todo mundo ou querem continuar crescendo?
Essa é uma pergunta que não tem certo ou errado, e a decisão está nas suas mãos. Porque, por um lado, você não consegue inchar a estrutura deixando no time pessoas que não estão entregando. Mas, por outro, é um desafio grande se desapegar do relacionamento com amigos que estão com você desde o início.
Para se aprofundar, veja também: Como lidar com as pessoas que não crescem no mesmo ritmo que sua empresa
E agora, quem toma a decisão?
O mapeamento dos principais líderes é fundamental para você dar o passo seguinte. Em alguns casos, ele revela que existe, sim, um funcionário preparado para assumir uma liderança maior. E aí o trabalho está em capacitá-lo, comunicar ao time e planejar a sucessão. Porém, na maioria das vezes, o mapeamento nos mostra que ninguém está preparado para assumir um cargo de gerência, diretoria ou presidência. Naturalmente, em empresas de gestão mais centralizada, os profissionais costumam ser executores e não são treinados para tomar decisões que ajudem a empresa a alcançar um novo patamar.
Nesse momento, o trabalho dos empreendedores é encontrar alguém do mercado capaz de assumir esse desafio. Mas, com uma ressalva: isso só vai funcionar se os sócios estiverem realmente comprometidos com a mudança. Senão, essa pessoa não ganhará legitimidade dentro da organização.
Uma nova geração de líderes
Se você não sabe por onde começar, sugiro que pense nas áreas que são essenciais para o funcionamento do seu negócio. Na maioria dos casos são: Gestão da Operação, Finanças e RH. Se você puder trazer gerentes para assumir cada uma dessas verticais, conseguirá seniorizar as decisões mais importantes do negócio, dando a eles autonomia para, aos poucos, gerir a empresa toda.
Para se aprofundar, baixe a Ferramenta: Formação de Equipes Empreendedoras
O processo de contratação desses gerentes é o que mais exige tempo e dedicação dos empreendedores. Além da experiência técnica, esses profissionais precisam carregar um DNA bastante parecido com o dos empreendedores, seja no jeito de pensar e agir ou no que consideram certo e errado fazer. Isto é o que chamo de contratação compatível.
Além disso, o processo também envolve a renovação dos parceiros, com prestadores de serviços mais atualizados, que sejam de verdade parceiros do negócio.
SEM ESSA COMPATIBILIDADE DE CULTURA, VOCÊ NÃO SENTIRIA CONFIANÇA DE DEIXAR SUA EMPRESA NA MÃO DE OUTRAS PESSOAS, CERTO?
É claro que essa transição não acontece de um dia para o outro. Durante alguns meses, esses líderes continuam fazendo reuniões e reportando a você e aos seus sócios sobre o que está acontecendo no negócio. Caso você tenha um Conselho, a responsabilidade de conduzir as reuniões e manter os conselheiros atualizados continua sendo sua por bastante tempo até vocês sentirem que os gerentes são capazes de fazer essa ponte.
Como rotina, é recomendável que esses gerentes se reúnem semanalmente para definir e discutir quais são as situações mais críticas que precisam de soluções nos próximos três ou seis meses.
AFINAL, EM PARALELO A ESSA MUDANÇA, SUA EMPRESA CONTINUA CRESCENDO E A OPERAÇÃO NÃO PODE PARAR.
E os líderes que já estavam na empresa?
Existe ainda um trabalho de capacitação dos gestores. Eles são a camada intermediária entre os novos gerentes e os funcionários da linha de frente. Mapeando o perfil de cada um você também entende quem tem potencial, quem deveria ficar e quem deveria sair. Feito isso, chega o momento de capacitar os gestores para a nova fase que a empresa vai viver.
É importante reuni-los para reforçar qual o papel que eles têm na organização. Gestores que, até então, eram líderes técnicos, uma capacitação em gestão e desenvolvimento de pessoas focando em liderança inspiradora, formação de times, como avaliar pessoas, feedback e comunicação para que eles estejam mais preparados para contribuir com o que a sua empresa quer se tornar.
A PROFISSIONALIZAÇÃO DE ORGANIZAÇÃO É DEBAIXO PARA CIMA, E AO MESMO TEMPO, DE CIMA PARA BAIXO.
É preciso olhar a organização de forma sistêmica. Você arredonda aqui, ajusta ali e daqui a pouco um outro problema surge…É um trabalho constante.
O empreendedor sozinho consegue liderar a profissionalização do negócio?
Pela minha experiência, é difícil que o empreendedor consiga fazer tudo isso sozinho, mas é ele quem precisa tomar a consciência de que é hora de profissionalizar e melhorar a gestão. A partir daí, ele faz uma escolha:
– Buscar alguém do mercado para capitanear esse processo internamente;
– Chamar uma consultoria para auxiliar.
Os empreendedores, de maneira geral, sabem as respostas. O que eles não sabem é como lidar com a mudança. Eles sabem quem tem potencial, quem não tem… Mas falta a coragem de mexer.
Você, como idealizador do negócio desde o início, decide quem são as pessoas que estão prontas para crescer, quais são as zonas de conflito e onde estão as pessoas que não tinham mais espaço no negócio. Mas para agir, você vai precisar de apoio.
Quem lidera a mudança são os empreendedores, mas eles precisam ter gente ao lado para conversar.
E os resultados?
Você vai sentir que os indicadores de sucesso são mais qualitativos do que quantitativos.
A FORMA MAIS FÁCIL DE VER QUE A GESTÃO ESTÁ FLUINDO MELHOR É O ENGAJAMENTO DO TIME.
Os gestores, por exemplo, se mostrarão mais engajados e participativos nas mudanças, com mais autonomia e menos dependentes do que um sócio pensa, ou um gerente acha. Já os gerentes vão, aos poucos, criando uma sintonia própria, interagindo melhor para tomarem as decisões juntos e resolver os desafios dos próximos meses.
Outro indicador é o turnover (entrada e saída de pessoas) que fatalmente acontecerá. Quando o meio muda, as pessoas também tendem a mudar. Algumas rapidamente se engajam na nova onda, outras buscam outros caminhos. É natural isso acontecer e deve-se esperar por isso, sem sustos, nem se desviar do principal propósito: a expansão e a profissionalização da empresa.
O outro indicador tem a ver com o resultado do negócio em si: aumento nas vendas, expansão dos negócios, relacionamento com os públicos-chave do negócio — de conselheiros a clientes. Porque, afinal, todas as mudanças foram feitas para que esses números continuem crescendo.
Depois de conduzir esse processo, quando tudo parecer estar nos trilhos, você vai conseguir alcançar seu maior objetivo: criar uma empresa com competência para ganhar velocidade e continuar crescendo. Mesmo que você não esteja mais por perto o tempo todo.
Endeavor